Den Kollegen zu schreiben, wie lange man im Urlaub sein wird, ist in jedem Fall sinnvoll. Aber auf den Ton kommt es an, denn Schadenfreude sollte dabei nicht mitschwingen. Allerdings darf man ankündigen, dass man im Urlaub nicht vorhat seine E-Mails aufzurufen.

Norderstedt. 

Mancher Kollege verabschiedet sich mit einer launigen E-Mail in den Urlaub. Aber das kann Ärger geben, wenn der Ton nicht stimmt. Wer nach dem Motto „Ich bin dann mal weg“ geradezu schadenfroh ankündigt, nun bald drei Wochen am Pool zu liegen, während der Rest der Abteilung arbeiten muss, hat nicht nur die Neider gegen sich. „Das kann schon provozierend wirken“, sagt die Etikette-Expertin Bettina Geißler aus Norderstedt.

„Arbeitsinstrument, das anderen hilft, zu planen und Entscheidungen zu treffen“

„Grundsätzlich sind solche Nachrichten aber gut.“ Entscheidend sei, sich zu überlegen, was genau die Kollegen wissen müssen. Denn solche Mails zum Abschied in den Urlaub dienen schließlich in erster Linie dazu, Kollegen darüber zu informieren, ab wann Beschäftigte weg und wann sie wieder da sind. „Das ist ein Arbeitsinstrument, das anderen hilft, zu planen und Entscheidungen zu treffen“, erklärte Geißler. Wenn alle Kollegen wissen, wann der Urlauber wieder zurück ist, lassen sich Termine leichter planen, für die er gebraucht wird.

Auf den Ton kommt es auch bei den Abwesenheitsnachrichten an, die viele E-Mail-Programme auf Wunsch automatisch senden, wenn Arbeitnehmer nicht da sind. Mitzuteilen, bis wann sie unterwegs sein werden, ist Pflicht, reicht aber nicht. „Oft ist bei solchen Nachrichten gar nicht klar: Was passiert mit der Mail in der Zwischenzeit, die ich ihm geschrieben habe?“, gab Geißler zu bedenken.

„Aber wenn das nicht klar ist, kann ich auch darauf verzichten.“ Idealerweise sollte Teil der Nachricht sein, an wen sich der Betreffende stattdessen in wichtigen Fällen wenden kann und ob der Angeschriebene die Mail möglicherweise dennoch liest und beantwortet – zumindest wenn er wieder zurück ist.

Klar zwischen Arbeit und Urlaub trennen

Es sei aber auch völlig legitim anzukündigen, im Urlaub keine E-Mails lesen zu wollen, sagte Geißler. „Wenn ich im Urlaub bin, bin ich im Urlaub.“ Die Haltung, man müsse ständig erreichbar sein, sei oft überzogen und schon nicht mehr zeitgemäß. Immer mehr Unternehmen und leitende Mitarbeiter gingen dazu über, zwischen Arbeit und Urlaub wieder klarer zu trennen als in der jüngeren Vergangenheit nach der Entwicklung von Smartphone und Tablet.

Wer allzu forsch formuliert „Ich gucke meine Mails nicht an“, wirkt allerdings schnell unhöflich. „Unter Umständen ist es besser, dann zu schreiben ‚Ich habe keinen Zugriff auf meine Mails'“, sagte Geißler. Und auch der Abwesenheitsassistent sollte dafür genutzt werden, möglichst klare Botschaften rüberzubringen: Kern der automatischen Notiz muss ebenfalls sein, wann der Urlaub zu Ende ist und wer einen vertritt.(dpa/tmn)